RÉVISER VOS ÉTATS FINANCIERS. Toute ma vie professionnelle j’ai révisé les états financiers de sociétés privées et publiques. Je l’ai fait tantôt avec des collègues comptables, tantôt avec des comptables qui furent mes employés et tantôt avec des comptables lorsque je siégeais à des conseils d’administration de sociétés. J’ai même étudié avec des comptables et eu des amis comptables!
J’ai pensé vous soumettre quelques idées concernant la relation avec votre comptable de votre INC. Tout d’abord, vous comprenez que vous êtes l’ultime responsable de votre INC incluant les états financiers que vous « signez ». Une compagnie par action est une personne morale de droit privé. Elle a des droits mais aussi des obligations. Par exemple, au Québec, elle doit réviser sa situation auprès du Registraire des entreprises une fois par année, elle doit soumettre ses déclarations de revenus T2 et CO17. De plus, si elle a des employés, elle doit effectuer des retenus sur les salaires et les remettre aux pouvoirs publics. Elle doit également prélever les taxes TPS/TVQ auprès de ses clients et les remettre aux gouvernements tout en tenant compte des taxes similaires qu’elle a payé à ses fournisseurs. Elle doit aussi maintenir des dossiers et des registres internes avec toutes les pièces justificatives.
Bref, c’est sérieux. D’autant plus que vous pouvez présumer qu’au moins une fois dans son existence, elle sera probablement « visitée » par le fisc pour vérification en partie ou même en totalité. Vous voulez sans doute maintenir l’ordre et l’intégrité au sein de votre INC. Vous ne voulez pas vous retrouver en situation de défauts ou de fraude alors que cela n’était pas du tout dans vos cartons.
Un moyen de contrôle pour l’actionnaire visant à vérifier la satisfaction de toutes ces obligations est l’ensemble des données financières rassemblées par votre comptable : le bilan, l’état des résultats et les flux de trésorerie. Mais vous n’êtes pas comptable. Que faire?
En premier lieu, fournissez à votre comptable toutes les informations qu’il ou elle a besoin pour faire un bon travail. Elle ou il ne peut deviner… Par exemple, si vous achetez des actions de la BMO à plusieurs reprises au cours des années, il faut mettre au point un dossier lui permettant de cumuler le coût moyen de vos actions en préparation de la journée où vous vendrez ces actions. La « continuité » des dossiers au fil des ans est souvent un point faible de la documentation alors qu’on se concentre surtout sur l’année en cours.
Lorsque votre comptable aura préparé les états financiers, obtenez-les, examinez-les et préparer vos questions. Puis, programmer une bonne heure de discussion avec lui. Même si cela vous coute une heure de frais, il s’agit d’un bon investissement, prenez-en ma parole. Premièrement cela démontre à votre comptable votre intérêt pour son travail professionnel. Deuxièmement, vous allez apprendre beaucoup sur la pertinence, la solidité et je dirais même l’élégance des états financiers. Ils vous « parleront » davantage d’année en année, vous deviendrez plus autonome. Vous aurez la chance aussi de vérifier et peut-être détecter des anomalies, des informations de base manquantes, etc. ce qui améliorera l’étanchéité de ces états. Vous verrez aussi le comportement de votre comptable et le sérieux de son travail. Votre relation n’a pas d’autres choix que d’être basée sur la confiance. Les gestes et comportements sont la mesure de la confiance beaucoup moins que les paroles condescendantes. Je dis à la blague que si des amendes devront être payées, cela sera probablement l’actionnaire qui paiera. Il en est de même de la prison!
On vous présente les chiffres à ce que j’appelle le niveau 1 : les sommaires, les totaux, etc. Demandez les rapports de niveau 2 si vous me permettez l’expression. Ceux-ci sont faciles à produire puisqu’ils ont été capturés par le logiciel comptable en première instance. Par exemple, vous retrouvez la somme de vos revenus dans le résultat des revenus et dépenses. Demandez à voir les détails par client et par facturation et vérifiez jusqu’à satisfaction. Ne laissez jamais un poste quelconque des états financiers demeurer une inconnue.
Demandez à votre comptable sa liste de vérification, ce qu’il ou elle vérifie pour s’assurer d’avoir couvert tous les arrières d’un bon bilan complet, incluant les différents compteurs notionnel (IMRTDD, etc.)
Construisez votre liste pour l’utiliser et l’améliorer d’année en année. En somme faites votre travail de vérification diligente, c’est votre rôle et devoir.
Vous comprendrez que vous ferez de même avec les déclarations fiscales, la remise des taxes à la consommation, l’examen des comptes bancaires et comptes d’investissement, la conservation des registres, etc.
Perso, j’aime bien écrire un rapport d’une page résumant les évènements importants de l’année, des explications sur la fluctuation des revenus et dépenses, les placements, etc. J’y note la déclaration de dividendes, les emprunts s’il y a lieu, etc. Les choses importantes. Un rapport du président à son actionnaire. Possiblement, vous voulez réfléchir à la stratégie de l’entreprise et y inscrire votre analyse. Il y beaucoup de façons de conduire une société vers le succès.
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